Data Management Digitalisierung

Best Practice IT-Modernisierung

IT-Landschaften unterliegen ständiger Veränderung, neue Anwendungen und Erweiterungen kommen hinzu, andere müssen angepasst und verändert werden. Es entstehen komplexe Schnittstellen, es fehlt an Dokumentation und das Know-How von Experten geht verloren. Das treibt den Aufwand und die Kosten für den Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung. Die ganzheitliche IT-Modernisierung bleibt auf der Strecke – vor allem, wenn die interne IT mit dem Betrieb voll ausgelastet ist.

Projektmanagement IT-Modernisierung

  • Ganzheitliche Betrachtung, systematisch Status Quo erfassen
  • Kosten/Nutzen Bewertung der Teilprojekte und priorisieren erforderlichen Maßnahmen
  • IT-Projekte mit Effizienzsteigerung und Beitrag zur Zielerreichung bewerten
  • Experten in IT und Fachabteilung frühzeitig einbinden

Die Bestandsaufnahme: Klären des Status Quo

IT-Systeme sollen Organisationen bei der Durchführung von Geschäftsprozesse – möglichst effizient – unterstützen. Das Ergebnis der Bestandsaufnahme ist eine Übersicht und Beurteilung der bestehende Geschäftsprozess, der fachlichen & technischen Schnittstellen aller IT-nahen Prozesse.

Systematisch wird erfasst, wie aktuell gearbeitet wird, was heute nicht optimal funktioniert und woran mit welcher Priorität gearbeitet werden sollte. Die Anwendersicht und die messbaren Bearbeitungszeiten von Geschäftsprozesse stehen dabei im Mittelpunkt.

Ziele definieren

Aus der Unternehmensstrategie werden die Ziele für die IT-Landschaft abgeleitet. Der Vergleich von Status Quo und Ziel definiert die Maßnahmen und Aufgaben. Das Projekt „IT-Modernisierung“ wird in kleine Teilprojekte herunter gebrochen, Maßnahmen priorisiert und der jeweilige Beitrag zur Zielerreichung bewertet.

Wichtig bleibt ein gutes Projektmanagement, dass im Tagesgeschäft die Teilprojekte konsequent auf die gesetzten Ziele ausrichtet, dabei die Organisation und den Betrieb nicht aus den Augen verliert und unreflektierte Entscheidungen vermeidet.

IT-Projekte prüfen & festlegen

Die typische Beraterantwort „es hängt davon ab…“ impliziert, dass es nicht die eine Antwort auf eine komplexe Fragestellung gibt.

Identifizierte Lösungen sind auch im Hinblick auf nicht-technische Rahmenbedingungen, wie internes Know-How, Organisation und Prozesse zu beurteilen. Am besten gelingt dies indem man so systematisch, wie möglich und so detailliert, wie notwendig vor geht. Die richtigen Fragen stellt und den Nutzen für die Geschäftsprozesse beurteilt.

Speziell bei der Einführung neuer Software-Lösungen und Auswahl von Software-as-a-Service Lösungen sollten Geschäftsprozesse, kritische Anforderungen, aber auch Verfügbarkeit von Support und die Roadmap der technischen Weiterentwicklung vorher geklärt sein.

IT-Projekte planen und umsetzen

Typischerweise sind IT und Fachbereiche bereits mit dem Betrieb ausgelastet und das sollte realistisch im Projektplan abgebildet sein. Intensive Arbeitsphasen, wie Jahresabschlüsse, parallele Projekte oder Urlaube sind zu berücksichtigen. Auch wenn die Deadline für das Projekt „fix“ ist – unrealistische Planung bringen niemanden weiter!

Die grundsätzliche Ausrichtung und das Ziel des Gesamtprojektes „IT-Modernisierung“ sollten vor der Umsetzung des ersten Teilprojektes klar sein. Nur so lassen sich zusätzliche und doppelte Arbeiten durch Standards und Wiederverwendung vermeiden.

Erfolg ist messbar und das gilt auch für den Erfolg von IT-Projekten. IT-Projekte würde ich immer mit Effizienz der veränderten Geschäftsprozesse und dem Beitrag zur Zielerreichung bewerten. Nur wenn die Arbeit der Fachbereich durch ein IT-Projekt schneller, einfacher und insgesamt effizienter ist, ist auch das IT-Projekt erfolgreich.

Power User und Anwendern sollten möglichst früh eingebunden werden. Sie sind die Expert:innen für die Geschäftsprozesse und kennen die berühmten Sonderlocken und Spezialfälle. Sie verantworten später den Betrieb und sollten daher möglichst früh learning-on-the-job betreiben, anstatt die neue Lösung das erste Mal in der Testphase zu sehen.

Realistisch planen und konsequent umsetzen

Projekte zur IT-Modernisierung dienen keinen Selbstzweck, sondern sichern die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit. Die gewonnene Wertschöpfung der veränderten Geschäftsprozesse sichern den Cash Flow und sollten als Maßstab für die Bewertung von IT-Projekten verwendet werden – das kann auch bedeuten, erst die alte Datenbank und technischen Schnittstellen zu aktualisieren, um in einem weiteren Schritt die Einführung einer spezifischen Cloud Lösung für den Fachbereich effizienter zu gestalten.

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